Il est indispensable pour une entreprise de sensibiliser et informer ses travailleurs sur l'utilisation des médias sociaux. Découvrez pourquoi et comment.

Etablir une charte pour l’utilisation des médias sociaux dans votre entreprise

L’utilisation des médias sociaux n’est plus l’apanage d’une catégorie d’initiés. Aujourd’hui, tout le monde ou presque est actif sur les médias sociaux et beaucoup d’entreprises y communiquent activement. Dans ce contexte, il devient presqu’incontournable pour une entreprise d’établir des guidelines pour l’utilisation des médias sociaux par ses collaborateurs.

Etablir un cadre d’utilisation des médias sociaux en entreprise : une nécessité

Que votre entreprise soit ou non favorable à l’utilisation des médias sociaux par vos employés, qu’elle soit ou non elle-même active sur Facebook, Twitter ou LinkedIn, faire l’impasse sur des règles d’utilisation des médias sociaux n’est plus une option.

Si certaines règles de base peuvent être intégrées dans le règlement de travail et si l’employeur est libre de bloquer l’accès aux réseaux sociaux dans son entreprise, une charte d’utilisation des médias sociaux est un outil essentiel pour informer et sensibiliser les employés sur le positionnement de l’entreprise en la matière.

Pourquoi ?

Quelques raisons parmi d’autres…

  • Bloquer l’accès à Facebook, LinkedIn, Twitter ou Pinterest à vos employés ne les empêchera pas de consulter, voire publier sur leurs comptes pendant les heures de travail via leur smartphone.
  • En dehors des heures de travail, une grande partie de vos employés sont actifs sur les médias sociaux et susceptibles de parler de votre entreprise ou vos activités sans aucun contrôle de votre part.
  • En l’absence d’information, vous vous en remettez à la libre interprétation de chacun sur les informations relatives à votre entreprise qu’il convient ou non de communiquer sur les réseaux sociaux et sur la manière dont on peut répondre aux critiques ou clients insatisfaits.
  • Si, en plus, votre entreprise n’est pas active sur les médias sociaux, il y a de grandes chances que l’un de vos employés, partant probablement d’une bonne intention, prenne l’initiative de créer une page ou un groupe sur Facebook au nom de l’entreprise. Là encore, sans aucun contrôle de votre part.

La bonne approche

Nous sommes d’accord sur le fait qu’établir une charte d’utilisation des médias sociaux est une nécessité. Mais quel doit être son contenu ? C’est là que les choses se compliquent… Pour résumer : tout est une question de confiance et de la manière dont vous souhaitez vous positionner par rapport aux médias sociaux.

Laissez-moi vous donner mon humble opinion : il sera beaucoup plus efficace et porteur pour votre entreprise d’adopter une approche positive à l’égard de l’utilisation des médias sociaux par vos employés que de les assommer d’interdits.

Pensez-y : vos employés sont vos premiers ambassadeurs. Avoir leur soutien sur les médias sociaux est un atout formidable pour la visibilité de votre entreprise sur le web. En optant pour une charte qui informe et sensibilise tout en leur laissant la possibilité de contribuer activement à votre communication sur le web, vous leur donnez une fameuse marque de confiance.

Quels points aborder

Difficile d’établir un contenu type pour une charte d’utilisation des médias sociaux car elle doit être en ligne directe avec votre stratégie de communication sur le web et vos objectifs. Elle dépendra également fortement de votre secteur d’activité et des caractéristiques de votre business.

Ainsi, une entreprise B2B qui n’est jamais en contact avec les consommateurs privés pourra faire l’impasse de guidelines sur la meilleure manière de répondre aux questions de clients sur le web.

On peut cependant lister quelques éléments récurrents :

  • Faire appel au bon sens de chacun sur une utilisation correcte et raisonnée des médias sociaux : rappeler que les médias sociaux sont un espace public, qu’il convient de ne pas y diffuser d’informations confidentielles ou de photos embarrassantes pour les collègues, que l’image de l’entreprise dépend aussi de la manière dont ses employés s’expriment…
  • Rappeler les règles en matière de propriété intellectuelle : quelles sont les informations sensibles qui ne peuvent pas être communiquées vers l’extérieur ? Les photos ou visuels à ne pas diffuser ou modifier ?  Y a-t-il des sujets brûlants sur lesquels il vaut mieux éviter de s’exprimer publiquement sous peine de risquer le bad buzz ou de susciter un intérêt non désiré ? Pensez à actualiser régulièrement ce point pour qu’il colle à l’actualité de votre entreprise.
  • Indiquer clairement qui, au sein de l’entreprise, est responsable de la communication sur les médias sociaux et peut répondre aux interrogations à ce sujet. Rappeler le rôle de cette personne et de cette équipe en indiquant, par exemple, que l’ouverture de comptes ou profils sur les réseaux sociaux est sa/leur prérogative.
  • Si vos employés réagissent à un commentaire ou répondent à une question sur votre entreprise sur les médias sociaux, leur demander de spécifier qu’ils s’expriment en leur nom propre et non en celui de l’entreprise.
  • Indiquer comment vos employés peuvent vous aider : en diffusant vos messages, en vous alertant si ils repèrent un commentaire négatif, une question ou un contenu intéressant

Une charte d’utilisation des médias sociaux vivante

Le web est un domaine en évolution constante et votre stratégie et vos points d’attention d’aujourd’hui ne sont pas ceux de demain. Pensez donc à régulièrement revoir votre charte d’utilisation des médias sociaux.

Réfléchissez également aux meilleurs moyens de la diffuser : distribuez-la d’office à tous les nouveaux employés, mettez-la à disposition sur votre intranet, avertissez tous vos employés à chaque mise à jour… Mais ne vous arrêtez pas là : pourquoi ne pas créer un petit film ou une infographie pour diffuser autrement le message ? Organiser des sessions d’information ? Partagez des cas pratiques ? Les possibilités sont infinies, à vous de jouer !

A vous la parole !

Avez-vous établi une charte d’utilisation des médias sociaux dans votre entreprise ? Quels sont ses points principaux ?

Photo : Picjumbo

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